Réponse courte : chaque dépense doit être rattachée dès sa capture à la société qui l’a engagée. Les justificatifs, transactions, validations et exports doivent ensuite rester séparés jusqu’à la comptabilité.
À retenir
- La société doit être choisie dès l’ajout du justificatif.
- Les flux bancaires et les exports restent distincts par entité.
- Une vue globale peut consolider le pilotage sans mélanger les dossiers comptables.
Les erreurs les plus fréquentes
- utiliser le mauvais compte bancaire ou la mauvaise carte ;
- enregistrer une facture dans le dossier d’une autre société ;
- produire un export unique difficile à répartir ;
- rembourser deux fois une dépense commune ;
- perdre le lien entre la pièce, la transaction et l’entité.
Une méthode en quatre niveaux
| Niveau | Séparation attendue |
|---|---|
| Capture | Société choisie dès l’ajout du reçu |
| Banque | Transactions et moyens de paiement identifiés |
| Validation | Règles et responsables propres à l’entité |
| Export | Fichier distinct et nomenclature comptable adaptée |
Comment traiter une dépense commune ?
Ne répartissez pas arbitrairement une charge. Documentez la société facturée, le motif et, lorsqu’une refacturation ou une clé de répartition est envisagée, faites valider le traitement par le comptable. L’outil doit conserver la trace de la décision.
Les fonctions réellement utiles
- sélecteur de société visible lors de la saisie ;
- liaisons bancaires séparées ;
- catégories et exports paramétrables par entité ;
- historique des modifications ;
- vue consolidée pour le dirigeant sans mélanger les données.
Le cas d’usage d’Imperio
Imperio est conçu pour les dirigeants qui passent d’une société à l’autre et veulent conserver des dossiers comptables séparés dans une même application.
Découvrir Imperio →Questions fréquentes
Quand choisir la société concernée ?
Dès la capture du reçu afin que la pièce, la transaction, la validation et l’export restent cohérents.
Peut-on avoir une vue consolidée ?
Oui pour le pilotage du dirigeant, à condition de conserver des dossiers et exports distincts pour chaque entité.
Comment répartir une dépense commune ?
La société facturée et le motif doivent être documentés. Toute clé de répartition ou refacturation doit être validée avec le comptable.
La répartition entre sociétés doit être validée selon l’organisation juridique et comptable du groupe.